Q&A: le domande più comuni sul processo di certificazione ISO

Quando un’azienda si avvicina al processo di adeguamento e certificazione dei propri sistemi, ad esempio ISO 500001 o ISO 14001, sono molti i dubbi e le domande che possono sorgere. Che genere di impegno richiede questa attività? È possibile essere supportati in ogni fase? Cosa succede in caso di problematiche o non conformità?

In questo articolo abbiamo raccolto alcune delle domande più frequenti sul tema e cercato di dare risposte utili ed esaurienti, affidandoci all’esperienza pluridecennale di Alens nel supportare aziende di ogni settore e dimensione verso il processo di efficientamento, di implementazione di sistemi di gestione e di rinnovo delle certificazioni.

Q.: Quanto è impegnativo per un’azienda il processo di certificazione ISO 14001 o ISO 50001?

A.: Quando un’azienda valuta l’adozione di un sistema di gestione certificato che include un processo di rilevamento delle non conformità e un successivo adeguamento, la prima domanda che viene fatta è quasi sempre la stessa: “Quanto sarà impegnativo per noi?” e come poter ottenere una adeguata consulenza per le certificazioni e il giusto supporto, senza che il processo abbia un impatto troppo oneroso sull’azienda in termini di risorse e impegno?

Una domanda più che legittima, e la risposta è semplice: molto meno di quanto si pensi, a patto di scegliere un partner esperto da avere al proprio fianco. 

Moltissime aziende si trovano in questa situazione, e spesso può essere complesso capire a quale partner affidarsi per farsi seguire in tutte le fasi del percorso, sia nella fase più tecnica di assessment delle non conformità, sia nella successiva gestione del processo di adeguamento e di certificazione, compresa un’adeguata preparazione in vista degli audit esterni.

Q.: Ci sono certificazioni ISO che conviene implementare insieme?

A.: Questa domanda è ancora più valida se si considera che spesso è più efficiente implementare un sistema integrato di più certificazioni ISO, anziché uno per volta, attivando singolarmente più processi uno dopo l’altro.

Possiamo senz’altro fare l’esempio delle certificazioni ISO 50001 e ISO 14001: la prima è relativa al sistema di gestione dell’energia, la seconda al sistema di gestione ambientale.

Per la logica di sistema che condividono, e che rende identica una buona parte della documentazione, delle procedure e delle strutture, queste due procedure sono considerate certificazioni  “gemelle” e possono essere integrate contemporaneamente se si sa come procedere.

Implementarle insieme permette di ottimizzare tempi, costi e risorse, creando un sistema unico e in perfetta comunicazione, che risponde a entrambe le esigenze.

Q.: Quali sono i vantaggi dell’integrazione contemporanea dei due sistemi?

A.: Possiamo riassumere i vantaggi principali come segue:

• la struttura documentale dei due sistemi è condivisa e perfettamente allineata
  
• attivarli insieme permette un risparmio consistente di tempo e risorse
  
• si crea un unico sistema snello ed efficiente, valido per entrambe le norme

Q.: Come fare se in azienda è già presente un sistema ISO ma non l’altro?

Ogni volta che si inizia un processo di certificazione in qualsiasi organizzazione o azienda, è fondamentale valutare lo stato del sistema esistente per stabilire come procedere in modo efficace.

Sono tre le casistiche essenziali che si possono verificare:

• in azienda non è ancora presente alcun sistema di gestione, e bisogna iniziare i processi di adeguamento e certificazione dall’inizio;
  
• in azienda è già presente un sistema di gestione ben costruito, che può essere la base ideale su cui sviluppare l’altro;
  
• in azienda è presente un sistema di gestione datato o poco efficace, sul quale è sconsigliabile integrare il secondo sistema: in questo caso è meglio ripartire da una nuova impostazione, per evitare inefficienze o doppio lavoro.

Vedremo più avanti che è fondamentale valutare attentamente quest’ultima delicata casistica, in cui si va a operare su un sistema già esistente.

La presenza in azienda di un sistema antecedente, per quanto non efficace, può farci propendere per conservarlo a ogni costo, così da contenere le spese e ottimizzare i tempi per l’azienda.

Ma questo approccio “conservativo” nei confronti di una situazione problematica e inefficiente richiede un partner esperto e in grado di gestire la transizione nel modo corretto, portando i sistemi aziendali a un livello ottimale di efficienza e conformità.

Q.: Che tipo di supporto offre Alens alle aziende?

Molte società di consulenza offrono esclusivamente consulenze teoriche. Altre invece sono molto ferrate ma solo sulla parte tecnica, relativa ai sistemi.

Alens è in grado di offrire il pacchetto completo, una soluzione che comporta per l’azienda il minor sforzo possibile.
Con Alens, il supporto alla certificazione è su ogni aspetto: tecnico e operativo. Ci occuperemo noi di tutti i seguenti passaggi:

• redazione dei manuali ISO per ogni sistema
  
• definizione e lettura degli indicatori
  
• audit interni e supporto in fase di certificazione
  
• ottimizzazione documentale e formazione
  
• diagnosi energetiche e miglioramento continuo

L’azienda non dovrà allocare risorse interne full-time: ci sarà sufficiente un referente con cui coordinarci. Noi ci occupiamo del resto.

Q.: Quale sarà l’effort per l’azienda?

Ci assicureremo che l’azienda abbia a proprio carico il minore sforzo possibile. Il nostro approccio è frutto di una esperienza ultradecennale con aziende di ogni grandezza e settore. Abbiamo messo a punto un insieme di processi personalizzabile e studiato per alleggerire l’onere dell’azienda, non per trasferire su di essa il carico operativo.

Le attività tecniche saranno interamente gestite dai Project Manager Alens, che si occuperanno di affiancare l’azienda e rispondere a ogni esigenza e formare le risorse interne dedicate all’attività.

In questo modo l’azienda arriverà preparata e serena al momento dell’audit esterno.

Q.: Cosa succede in caso di problematiche nei sistemi esistenti?

Facciamo un esempio reale, di una situazione che abbiamo riscontrato di recente durante una delle nostre consulenze.

Una grande azienda bancaria ci ha contattati dopo un’esperienza negativa con un altro fornitore ISO 50001.
Risultato: molte non conformità e impossibilità di superarli da soli.

Con il nostro intervento:

• Abbiamo risolto tutti i problemi in tempi rapidi
  
• Abbiamo ristrutturato il sistema ISO in modo efficace
  
• Il cliente ci ha affidato la gestione continuativa delle certificazioni
  

Una dimostrazione concreta della qualità del nostro metodo.

Q.: Cosa offre Alens come partner per le certificazioni ISO?

A.: Con molti anni di esperienza con clienti di ogni settore e dimensione, oggi siamo in grado di offrire una consulenza a 360 gradi e creare per l’azienda un piano di azione che porti a raggiungere l’obiettivo della certificazione. garantendo allo stesso tempo il minimo effort per il cliente.

Ci occupiamo anche di formazione interna, e affianchiamo le aziende in ogni fase del processo, fino al raggiungimento o al rinnovo della certificazione.

Garantiamo ai nostri clienti:

• una consulenza ISO 50001 e ISO 14001 operativa e integrata
  
• la progettazione di sistemi snelli, apprezzati dagli enti certificatori
  
• un ridotto impegno per l’azienda
  
• la gestione diretta di diagnosi energetiche e delle procedure di miglioramento
  

In breve: non ci occupiamo solo di garantire il raggiungimento della conformità, ma portiamo valore reale e risultati concreti ai nostri partner.

Vuoi certificare la tua azienda?

Contattaci per una consulenza gratuita e personalizzata. Ti illustreremo l’approccio Alens e insieme studieremo un percorso completo per le certificazioni ISO.